Prozessoptimierung in der Auftragsadministration

 

Ausgangslage:

Ein Handelsunternehmen wollte infolge Wachstums nicht zusätzliches Administrationspersonal einstellen um das Auftragsvolumen zu bewältigen. Deshalb erhielten wir den Auftrag, die Auftragsadministration zu überprüfen und Prozessoptimierungen zu realisieren.

 

Unsere Analyse:

Die Prozessanalyse hat ergeben, dass im Ablauf zu viel Papier (7 Lieferscheine, 3 bis 4 Kommissionierscheine) ausgedruckt und bearbeitet wird. Jede Fachabteilung hat zudem die bearbeiteten Dokumente separat in Ordnern archiviert (unnötige Archivierungs- und Dokumentensuchvorgänge).

 

Umsetzung

Zusammen mit den Fachstellenleitern wurden ergänzend zum bestehenden ERP-System eine beleglose Kommissionierung sowie ein vereinfachtes Ausfuhrverfahren erfolgreich eingeführt. Die Lieferscheine und Rechnungen werden neu durch das ERP-System automatisch archiviert, ohne manuellen Eingriff.

 

Der optimierte Zustand:

Neben einer effizienteren Administration konnte auch die Qualität der Auslieferungen (weniger falsche Lieferungen) verbessert werden, was sich auf eine gesteigerte Kundenzufriedenheit auswirkt.

 

Urteil des Kunden:

Der Berater wurde als Projektleiter für diese Prozessoptimierung engagiert. Er entlastete die Geschäftsleitung wirkungsvoll und führte unser Team gezielt zu einem erfolgreichen Projektabschluss.

 

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